ЗАПРОШЕННЯ ДО ПОДАННЯ ЦІНОВИХ ПРОПОЗИЦІЙ

ПЕРЕЗАПУСК ТЕНДЕРУ:

ЗАПРОШЕННЯ ДО ПОДАННЯ ЦІНОВИХ ПРОПОЗИЦІЙ

на надання послуг з менторської консультаційної підтримки планів відновлення громад

Благодійна організація «Благодійний фонд «Фундація соціальних інновацій «З країни в Україну»" - www.coukraine.org - (Далі - Фундація «З країни в Україну»), що є виконавчим партнером в рамках реалізації проєкту "Відновлення та Посилення Спроможностей Громад (HREF)" Міжнародної організації з міграції (МОМ) на підставі Договору № UA10-2024-IP44.2 від 3 березня 2025 року, у зв'язку зі змінами до проведення тендеру перезапускає тендер на надання послуг з менторської консультаційної підтримки планів відновлення громад.

Ми запрошуємо кваліфікованих постачальників послуг (ФОП та юридичних осіб) взяти участь у порівнянні цінових пропозицій на надання послуг з менторської консультаційної підтримки планів відновлення громад у трьох громадах Київської області, у трьох громадах Сумської області, у трьох громадах Чернігівської області та одній громаді Полтавської області.

Мета послуги: Забезпечення ефективного процесу планування, розробки та реалізації Планів Стійкості та Відновлення Громади (HRRP) у зазначених регіонах шляхом надання експертної менторської та консультаційної підтримки, якісної організації зустрічей, ефективного супроводу подій та надання повного звіту про виконану роботу. Всі закупівлі в рамках цієї послуги здійснюються на підставі Договору № UA10-2024-IP44.2 від 3 березня 2025 року (між БО «Фундація Соціальних Інновацій «З країни в Україну» та МОМ).

Ми очікуємо дотримання високих стандартів звітності, прозорості, етичної поведінки та безпеки у проведенні своєї діяльності від потенційних партнерів.

Назва послуги: Менторська консультаційна підтримка планів відновлення громад.

Предмет та очікування: Модерація та підтримка в розробці та реалізації HRRP для залучення громади до прийняття важливих рішень щодо відновлення їх регіону. Очікується участь не менше ніж 15 членів Робочі групи з питань відновлення громади (РГ) на кожній зустрічі. Станом на початку проєкту РГ вже попередньо сформовані. Інформування про старт роботи менторської підтирмки РГ лежить на замовнику.

Загалом потрібно провести 120 зустрічей у трьох різних громадах Київської області, трьох різних громадах Чернігівської області, трьох різних громадах Сумської області та однієї громади Полтавської області (по 12 зустрічей для кожної громади). Графік проведення зустрчіей узгоджується із Фундація «З країни в Україну» перед початком старту проєкту. Графік складається таким чином, щоб одночасно не проводилося більше однієї події для виконавця послуг в даному тендері, отже, була можливість організації менторської підтримки без залучення третіх сторін.

Роз'яснення щодо Плану стійкості та відновлення Громади (HRRP):

План стійкості та відновлення Громади (далі – HRRP) є спеціалізованим інструментом швидкого реагування, розробленим за участі ключових зацікавлених сторін громади під менторським супроводом. Його основне призначення – деталізувати та операціоналізувати пріоритетні напрямки гуманітарного реагування та соціальної стійкості, визначені у вищому стратегічному документі громади (такому як Програма комплексного відновлення території, План відновлення та розвитку або Стратегія розвитку та План заходів з її реалізації). На одній із перших зустрічей РГ здійснить пріоритезацію та обере один із наявних стратегічних документів, до якого HRRP буде інтегровано у форматі деталізованого плану дій або додатку. Важливою складовою HRRP стане опис пілотного проєкту, спрямованого на підвищення стійкості громади, для реалізації якого виконавчий партнер проєкту - Фундація «З країни в Україну» - допоможе із закупівлею необхідного обладнання та матеріалів.

Важлива умова щодо надання послуг:

Відповідно до політик закупівель МОМ та умов Договору № UA10-2024-IP44.2, послуги в межах одного лоту мають надаватися безпосередньо учасником тендеру, який подав переможну пропозицію. Залучення субпідрядників або передоручення надання послуг третім особам (субконтрактинг) за цим тендером не допускається. Учасник тендеру повинен мати спроможність надати весь обсяг послуг за обраним лотом власними силами.

Очікувані результати: Проведення зустрічей РГ, модерація та підтримка в доопрацюванні одного з трьо стратегічних документів шляхом розробки та реалізації HRRP (планів стійкості та відновлення) громад.

Обсяг роботи (розподілений за ЛОТами):

  • ЛОТ 1: Київська область (3 громади). Забезпечення ефективного процесу планування, розробки та реалізації HRRP у Бородянській, Макарівській та Іванківській громадах шляхом надання експертної менторської та консультаційної підтримки, якісної організації 36 зустрічей (по 12 на громаду), ефективного супроводу подій та надання повного звіту про виконану роботу.
  • ЛОТ 2: Чернігівська область (3 громади). Забезпечення ефективного процесу планування, розробки та реалізації HRRP у Коропській, Куликівській та Ніжинській громадах шляхом надання експертної менторської та консультаційної підтримки, якісної організації 36 зустрічей (по 12 на громаду), ефективного супроводу подій та надання повного звіту про виконану роботу.
  • ЛОТ 3: Сумська (3 громади) та Полтавська (1 громада) області. Забезпечення ефективного процесу планування, розробки та реалізації HRRP у Конотопській, Кролевецькій та Роменській громадах Сумської області та у Миргородській громаді Полтавської області шляхом надання експертної менторської та консультаційної підтримки, якісної організації 48 зустрічей (по 12 на громаду), ефективного супроводу подій та надання повного звіту про виконану роботу.

Загальні завдання для всіх учасників (в рамках обраних лотів):

  • Планування та організація зустрічей РГ у відповідних громадах за попередньо узгодженим графіком з представниками виконавчого партнера (Фундації «З країни в Україну»).
  • Забезпечення послідовності та логічності процесу розробки документу HRRP, максимально залучаючи ключових стейкхолдерів та мешканців за принципами участі (participatory).
  • Спрямування кожної зустрічі на конкретний аспект планування для поступового формування цього документа (кожна зустріч має проводитися із напрацюванням через конкретний інструмент групової роботи конкретного результату як частини HRRP).

Вимоги до учасників тендеру:

  1. Юридична відповідність (поза оцінкою - необхідна умова участі):
    • Наявність реєстрації ФОП або юридичної особи згідно з законодавством України.
    • Подання актуальної виписки з ЄДРПОУ та витягу з реєстру платників єдиного податку/ПДВ (залежно від системи оподаткування).
  2. Досвід (20 балів):
    • Підтверджений досвід надання консультаційних/менторських послуг у сфері відновлення громад, розробки місцевих стратегій розвитку, стратегічного планування на місцевому рівні та/або фасилітації процесів за участі громад (participatory processes) не менше трьох років.
    • Учасник повинен надати в пропозиції детальний опис релевантного досвіду із зазначенням проєктів, клієнтів та досягнутих результатів.
    • Фундація залишає за собою право запросити додаткові підтвердження або роз'яснення щодо наданої інформації про досвід.
  3. Якість послуг / Технічна пропозиція (40 балів):
    • Надання концепту менторської підтримки як частини заявки (детальні вимоги див. нижче).
  4. Фінансова пропозиція (40 балів):
    • Надання деталізованого кошторису відповідно до обов'язкової форми бюджету, наданої у Додатку 1 ([ТУТ МАЄ БУТИ АКТУАЛЬНЕ ПОСИЛАННЯ НА ФАЙЛ ДОДАТКУ 1]). Прохання заповнювати саме надану форму. Бюджети, подані за власними формами учасників, можуть бути розглянуті лише як додаткова загальна інформація і не замінюють обов'язкової форми.

Вимоги до оформлення технічної пропозиції:

  • Технічна пропозиція подається у вільній формі (наприклад, файл Word, PDF, презентація) та має містити чітке, логічне та структуроване бачення учасника щодо реалізації менторської та консультаційної підтримки громад у рамках обраного(-их) ЛОТу(-ів).
  • Обов’язкові елементи технічної пропозиції:
    • Загальний підхід: Опис бачення організації менторської підтримки; забезпечення системності, послідовності та результативності процесу розробки HRRP.
    • Організаційний план: Поетапний план підготовки та проведення зустрічей РВГ; методи залучення громади та стейкхолдерів.
    • Методологія модерації та консультування: Опис інструментів модерації, методів активного залучення учасників відповідно до participatory підходів, практик консультування для розробки HRRP.
    • Технічні та організаційні ресурси: Опис наявних ресурсів (експертиза команди, логістичні можливості, інше) для якісного виконання завдань.
    • (Опціонально) Попередній концепт програми менторської підтримки.
  • Технічна пропозиція повинна бути зрозумілою, інформативною та повною.
  • Технічна пропозиція має містити в кінці пропозиції надруковану назву учасника тендера (ФОПа, Юрособи) та підпис і печатку (за умови наявності печатки)

Подання пропозицій на кілька ЛОТів:

  • Цінова пропозиція може бути подана одним учасником на кілька лотів (на всі 3, на будь-які 2 з 3, або лише на 1).
  • Важливо: У разі подання пропозиції на кілька лотів, у фінансовій пропозиції (за формою Додатку 1) необхідно чітко вказати вартість послуг окремо для КОЖНОГО лоту. Не допускається подання загальної суми без розбивки по лотах.
  • Цінова пропозиція має містити на початку або в кінці пропозиції надруковану назву учасника тендера (ФОПа, Юрособи) та підпис і печатку (за умови наявності печатки)

Стандартні положення та політики:

  • Конфлікт інтересів: Учасники тендеру повинні заявити про будь-який потенційний або реальний конфлікт інтересів у своїй пропозиції. У разі виявлення незадекларованого конфлікту інтересів на будь-якому етапі, пропозиція/контракт можуть бути анульовані.
  • Політика протидії шахрайству та корупції: Виконавець зобов'язується дотримуватися найвищих етичних стандартів та політик Фундації і МОМ щодо запобігання шахрайству та корупції протягом усього терміну дії контракту.
  • Захист даних: Виконавець несе відповідальність за дотримання законодавства України про захист персональних даних та внутрішніх політик Фундації щодо конфіденційності та захисту даних, особливо при роботі з персональними даними членів РВГ та інших учасників заходів.

Графік роботи, гнучкість та безпека:

  • Період надання послуг: з 14 травня 2025 року до 31 грудня 2025 року.
  • Звітність: Після кожної зустрічі РВГ очікується підготовка короткого звіту (протягом 3-5 робочих днів) з додаванням заповнених реєстраційних форм учасників та фотографій заходу. Підсумковий звіт надається по завершенню всіх зустрічей у рамках лоту.
  • Гнучкість Графіку: Учасники повинні враховувати, що графік проведення зустрічей може потребувати коригувань через безпекову ситуацію в регіонах, логістичні виклики або необхідність узгодження з графіками громад. Потенційні причини зсувів включають (але не обмежуються): повітряні тривоги, зміни у безпековій ситуації, недоступність ключових учасників, транспортні обмеження. Будь-які зміни до узгодженого графіку вносяться за взаємною згодою між Виконавцем та Фундацією «З країни в Україну» з належним обґрунтуванням.
  • Безпека: Надання послуг передбачає роботу в громадах Київської, Чернігівської, Сумської та Полтавської областей. Виконавець несе повну відповідальність за безпеку свого персоналу. Виконавець зобов'язаний мати власні політики та процедури безпеки, які повинні бути узгоджені та не суперечити політикам безпеки Фундації «З країни в Україну». Перед початком робіт Виконавець має ознайомитись та підтвердити дотримання безпекових вимог Фундації.

Запитання та відповіді (Q&A):

  • Для забезпечення рівного доступу до інформації, потенційні учасники можуть надсилати свої запитання щодо цього тендеру на електронну адресу: procurement@coukraine.org .
  • Кінцевий термін подання запитань: 29 квітня 2025 року, 13:00 за Київським часом.
  • Відповіді на отримані запитання будуть узагальнені та надіслані розсилкою всім учасникам, які поставили запитання та/або підтвердили свій намір брати участь у тендері електронною поштою до вказаного терміну.
  • Якщо учасник не підтвердив свою участь для отримання розсилки з відповідями та не поставив запитань, Фундація «З країни в Україну» розцінює це як відсутність потреби у додаткових роз'ясненнях з боку учасника.

Контактні дані для ПОДАННЯ пропозицій:

  • Пропозиції (технічна частина, заповнена форма бюджету [Додаток 1] та реєстраційні документи) просимо надсилати на електронну адресу: procurement@coukraine.org.
  • В темі листа обов'язково вкажіть: "Тендер HREF Менторська підтримка - [Назва вашої організації/ФОП] - ЛОТ(и) [№ лотів]" 

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1rRQ7wqOb5bDqTsBvyz0WWFpjOCFxAJQg/edit?usp=sharing&ouid=111101446741945259251&rtpof=true&sd=true  - посилання на Додаток 1

мін подачі пропозицій:

  • Запрошуємо вас подати вашу цінову пропозицію з урахуванням усіх вимог тендеру.
  • Кінцевий термін подачі пропозицій – 1 травня 2025 року, 23:59 години за Київським часом.
  • Пропозиції, отримані після зазначеного терміну, розглядатися не будуть.

Права Замовника:

Фундація соціальних інновацій "З країни в Україну" залишає за собою право:

  • Відхилити будь-яку або всі пропозиції без пояснення причин.
  • Прийняти пропозицію, яка не обов'язково є найдешевшою, але є найкращою з точки зору технічної відповідності та кваліфікації.
  • Не обирати переможцем тендера жодного з кандидатів, якщо жодна з поданих пропозицій не відповідає мінімальним технічним вимогам та кваліфікаційним критеріям.
  • Скасувати тендер до моменту підписання договору у випадках:
    • Якщо не було подано жодної пропозиції, що відповідає вимогам.
    • Істотної зміни обставин або вимог проєкту з боку донора (МОМ).
    • Виникнення непередбачуваних обставин (наприклад, значне погіршення безпекової ситуації), що унеможливлюють реалізацію проєкту відповідно до оголошених умов.
    • Виявлення змови між учасниками або ознак корупційних дій.

Дякуємо за ваш інтерес до нашої ініціативи та з нетерпінням чекаємо на вашу участь у тендері!

Теги