​Проектний менеджмент в українських школах. 5 вдалих кроків до застосування

Сьогодні, враховуючи сучасний ритм життя, провідними навичками вважається вміння організовувати свою життєдіяльність/діяльність через ефективну проектну систему.

Використання проектного менеджменту в такій цільовій діяльності як освітній процес, забезпечує не тільки успішність закладу освіти, а й сприяє інноваційному підходу у вихованні успішної дитини.

За результатами досліджень, проведених останнім часом як в Україні, так і за кордоном, більшість сучасних лідерів у політиці, бізнесі, мистецтві, спорті – люди, які володіють проектним типом мислення, тобто, вдало використовують технологію проектного менеджменту. Це підтверджується статистичними даними: проектний менеджмент є у 74 % організацій, 37 % - виконуваних робочих процесах. [ Лук’янова Л.]

Використання технологій проектного менеджменту в українських школах сприяє полегшенню адмініструванню організаційних процесів, налагодженню ефективної внутрішньої комунікації та відслідковуванню загального прогресу.

               

                                                                                                                  (Джерело фото: https://www.pexels.com/photo/books-classroom-college-desk-289738/)


5 простих кроків наблизять вас до застосування проектного менеджменту та допоможуть налагодити організаційні процеси:

  • Використовуйте SCRUM методику та тримайте кожного у курсі справ.

Кожен, хоч раз, потрапляв у ситуацію, коли нарада тягнулася більше двох годин або ж коли ще не був остаточно обговорений попередній пункт з порядку денного, відразу переходили до обговорення наступного, нівелюючи будь-яку ефективність таких зустрічей.

Задля уникнення подібних ситуацій, необхідно підійти до використання такої методики, яка б давала можливість кожному бути у курсі поточних справ. Навіть, якщо ви матимете приватні розмови з членами вашої команди, це ніяк не вплине на загальний курс запланованих подій та мінімізує несподівані зміни. Адже з допомогою такої системи, кожен член вашої команди буде проінформований та повідомлений про зміни у реальному часі.

  • Налагодьте систему внутрішньої комунікації.

Не варто забувати, що комунікація відіграє одну з найважливіших ролей у тому, чи буде проект функціонувати успішно, чи ні. Часто, саме від нестачі комунікації виникає більшість проблем, серед яких – невиконання поставлених завдань, непроінформованість, недотримання дедлайнів, тощо. Задля уникнення схожих ситуацій варто створити систему менеджменту проектом, яка б включала усю необхідну інформацію – розподіл завдань, відповідальних осіб, встановлені, розподілені статі витрат, тощо. Окрім того, для покращення результативності та підвищення ефективності внутрішніх комунікацій у вашій команді, необхідно заздалегідь визначити єдиний спосіб спілкування між членами команди задіяної у тому чи іншому проекті. Адже найпоширенішими «базовими» способами комунікації є особисті розмови, електронне листування, телефонні розмови, або ж паперові записки. Але головна проблема полягає у тому, що кожен використовує різні засоби зв’язку.

Обрання якогось одного способу комунікації, зручного для більшості, дозволило б зменшити до мінімуму виникнення антикомунікаційних моментів. Загалом, регулярні зустрічі команди особливо корисні для обговорення поточних результатів та нових ідей (SCRUM). Злагоджена внутрішня комунікація – це успішна діяльність!

  • Удоскональте систему зберігання файлів.

Також, необхідно подбати про створення єдиної системи зберігання файлів із зрозумілою структурою папок (це можуть бути хмарні сховища типу GoogleDrive, Dropbox та ін.), до якої мали б доступ усі, хто задіяний у проекті та де б зберігалися усі необхідні документи, що дало б змогу уникнути плутанини та мінімізувати витрати часу на пошук та ознайомлення із внесеними змінами.

  • Розподіляйте ролі в команді.

Ключ до успішно-керованої команди та з метою уникнення власного вигоряння важливо упевнитися, що кожен член команди достатньо вмотивований, розуміє свої функціональні обов’язки та усвідомлює власну відповідальність.

Розподілення командних ролей - спростить взаємодію, а також збільшить загальну продуктивність.

  • І, наостанок, - забудьте про обмеження.

Як відомо, у житті ніколи не вистачає часових та фінансових ресурсів. Проектний менеджмент дозволяє ефективно лавірувати між цими двома складовими. Якщо Ви маєте сильне бажання почати застосовувати інструменти проектного менеджменту в освітніх процесах, але Вам здається що це вимагатиме значних витрат пов’язаних із фінансами (придбання необхідного програмного забезпечення і т.п.) чи часом, пам’ятайте, що завжди є альтернатива. Можна знайти безкоштовні версії необхідних програм, або ж їх замінники, що будуть легкими та зрозумілими у використанні та допоможуть Вам впровадити та ефективно використовувати інструменти проектного менеджменту у освітніх процесах.

Ключові висновки:

  • Застосування ідей проектного менеджменту у школі може бути різноманітним, починаючи від уроку та планування нових навчальних програм, закінчуючи роботою над новим кампусом.
  • Використовуйте систему, яка дозволить співробітникам та керівникам швидко і просто спілкуватися через зручні он-лайн та оф-лайн інструменти.
  • Використовуйте систему управління проектами, яка відстежує час, завдання та обговорення проектних справ - це дозволить вам робити вдвічі більше за менший час.
  • Грошові обмеження не повинні бути перепоною для використання ефективних інструментів проектного менеджменту.